Organizarea unui eveniment implica numerosi pasi, o coordonare meticuloasa si o atentie deosebita pentru detalii. Imi amintesc si acum primul eveniment pe care l-am organizat si toate emotiile prin care am trecut.
Imi faceam griji cu privire la modul cum vorbesc, cum arat si cum imi prezint tema. Ma gandeam daca nu sunt destul de buna si oamenii ma judeca. Repetam de cateva ori ce am de spus, il puneam pe sotul meu sa ma asculte, sa ma corecteze. Apoi alte griji: daca nu imi vin invitatii, luam in calcul toate variantele de a populariza evenimentul, telefoane de confirmare, afise si postari pe facebook.
La primele evenimente nu aveam destula lume si am vazut ca subiectele lungi, mai mult de 30 de minute sunt obositoare. Au avut succes subiectele scurte insotite de marturii personale despre rezultatele obtinute cu produsele prezentate combinate cu degustari de produse. La inceput peocuparea majora era sa oferim multe informatii despre produsele pe care dorim sa le promovam. In timp, am observat ca participantii prefera teme pe afectiuni si mai ales marturii, exemple personale de reusita in care sa se regaseasca.
Am avut succes cu evenimentele in care celebram experienta in ani de activitate Calivita, cand veneau in mijlocul nostru persoane din conducerea firmei sau invitati din alte orase. Nu pot sa uit entuziasmul olimpiadei Gummy Kids care a antrenat o multime de colaboratori sa organizeze intalniri cu copii in diferite locatii.
Nu am pornit niciodata la organizarea unui eveniment cu indoiala ca nu imi va iesi bine. Dimpotriva, gandul ca voi aduna oameni care sa afle lucruri utile despre sanatate, ca vor primi exemple de reusita motivante, ca se va revigora echipa mea si vor veni oameni noi ma umplea de speranta si bucurie. Tot ce traiam era o stare de vibratie pozitiva, o energie buna pe care incercam sa o transmit cu pasiune celor cu care vorbeam despre eveniment. Cred cu tarie ca doar ceea ce simti, poti transmite.
In plus, nu am fost niciodata singura. Am avut mereu alaturi de mine echipa formata din membri dedicati, gata sa se implice unde era nevoie. Indrumatoarea mea a fost deseori langa mine sau m-a incurajat de la distanta. Am avut o sustinere deosebita din partea firmei Calivita care a contat foarte mult.
Munca in echipa
Organizarea unui eveniment este ca o calatorie captivanta in care fiecare detaliu si fiecare pas conteaza. Pentru mine, acest proces implica nu doar planificare si coordonare, ci si o doza sanatoasa de pasiune si dedicare. Sa vad cum fiecare element se imbina armonios pentru a crea o experienta memorabila este cu adevarat fascinant.
Sansele de reusita ale unui eveniment le vedeam dupa interesul participantilor la intalnirile saptamanale de grup unde cadeam de acord la teme, vorbitori si ne imparteam subiectele. Este o munca de echipa unde aportul fiecarui membru conteaza.
Pot spune ca inainte de pandemie exista un entuziasm marit pentru a ne intalni, o mai mare capacitate de comunicare intre oameni.
Cand ma gandesc sa organizez un eveniment ma pregatesc cu 2 luni inainte. Pornesc de la subiectele de interes si de la vorbitorii pe care pot sa ma bazez. Au fost situatii cand o persoana nu a mai fost disponibila in ziua programata si am redistribuit tema.
Apoi trebuie sa apreciez cate persoane vor veni, bugetul necesar de alocat, ce sala este disponibila la data programata intr-o locatie care sa imi ofere si conditii tehnice bune.
Situatii intampinate la evenimentele organizate
Am avut o situatie la un eveniment organizat in Buzau cand videoproiectorul pus la dispozitie nu era compatibil cu laptopul in care aveam materialele de prezentat. Nu va spun ce emotii aveam ca vin oamenii si nu putem proiecta ce am pregatit. Am gasit solutii si a contat ca ne-am dus cu 2 ore inainte pentru pregatirea salii.
La evenimentul din decembrie 2023 nu mi se dadeau sanse sa fie peste 30 persoane. Eu am apreciat ca vor veni maximum 60 de persoane si au venit peste 80. Noroc ca sala era incapatoare, s-au adus scaune in plus si a fost foarte bine. Nu a contat ca era ger si batea vantul, ca multi se pregateau de sarbatori sau se puteau gasi tot felul de motive dar participarea s-a dovedit atractiva.
La Coferinta Medicala din 16 martie de la Constanta ma asteptam sa am multi participanti si intr-adevar au fost in jur de 90. Aici am intampinat alte dificultati. Doamna Dr. Selaru Dana si-a dorit sa organizam acesta conferinta si ne bazam pe participarea fortelor locale consacrate. Dupa ce am demarat lucrurile am aflat ca trei dintre vorbitorii cu pregatire medicala nu sunt disponibili in acea perioada. Nu am abandonat ideea, am ales alti medici din echipa mea pentru a face prezentari si am invitat colegi cu experienta medicala din alte echipe. Acestia au venit cu drag, cu subiecte foarte interesante si au adus valoare conferintei.
Conteaza mult sa participam mai multi membri din echipe diferite la organizarea evenimentelor si sa sustinem initiativa celui care se ocupa de coordonare. Eu am participat la evenimente organizate de colegii din alte orase. Astfel, la randul meu, am fost si eu sustinuta atunci cand am avut nevoie si mi-a fost de mare ajutor. Fiecare din noi are o alta poveste personala, o alta experienta si diversitatea subiectelor mareste atractivitatea pentru participanti.
Promovarea evenimentului
Promovarea fiecarui eveniment este partea care conteaza foarte mult si care trebuie facuta din timp. Dupa ce stabilesc tema, locul, data desfasurarii, vorbitorii, incep activitatea de promovare. Imi construiesc un afis sugestiv si intocmesc un eveniment pe facebook unde imi invit cunostintele. Fac si alte postari dedicate si le actualizez cu informatii noi.
Postez pe WhatsApp invitatii la care adaug pe parcurs detalii, anunt pe zoom actiunea si trimit e-mail-uri echipei mele. Iau legatura telefonica cu oamenii din echipa mea si ii indemn sa faca la randul lor invitatii. Revin telefonic pentru confirmarile de participare si pentru clarificarea aportului fiecaruia la desfasurarea evenimentului.
Inainte de ziua inceperii, din timp, ma asigur ca toate materialele necesare conferintei sunt pregatite. Ca vorbitorii mi-au trimis subiectele, acolo unde se fac proiectii, ca mapele pentru participanti sunt in regula si am stabilit cine le transporta la eveniment. Aleg persoane care se ocupa de intampinarea invitatilor, de coffee break si de poze.
Pregatirile din ziua evenimentului
In ziua evenimentului m-am asigurat ca ajung mai devreme cu 2 ore si verific ca totul sa fie in regula. Daca scaunele sunt prea inghesuite si este loc, le mai rasfiram pentru ca oamenii sa se simta lejeri. Trebuie aranjat pupitrul tehnic cu laptop si videoproiector, se verifica sonorul si bateria microfonului, se aseaza o masuta cu flacoane si testere de promovare a produselor Calivita. Se fixeaza roll-up-urile, se aranjeaza un loc de intampinare a invitatilor unde se amplaseaza mapele de bun venit.
Nici nu iti dai seama ce repede trece timpul, unii participanti vin cu 30 minute inainte, ii intampini si uitandu-te pe desfasuratorul programului iti dai seama ca deja trebuie sa incepi evenimentul.
La inceput punem un filmulet despre firma Calivita, toata lumea s-a asezat pe locuri si evenimentul este in desfasurare intr-o atmosfera placuta.
Mult timp dupa eveniment pastrez in minte bucuria momentelor frumoase, a oamenilor care m-au surprins prin prezenta lor, a aprecierilor la adresa vorbitorilor sau a subiectelor dezvoltate. Ma uit cu drag la poze si aleg ce pot impartasi. Discutam in echipa si tragem invataminte despre ce a functionat foarte bine si ce anume putem imbunatati.
Acest articol a fost scris de...
